24 Temmuz 2024, Çarşamba
spot_img
Ana SayfaYazarlarÖzel Hastanelerde Satın Alma Süreçleri / Alper Güzel

Özel Hastanelerde Satın Alma Süreçleri / Alper Güzel

Hastaneler, 7 gün 24 saat topluma sağlık hizmeti veren emek-teknoloji yoğun kuruluşlardır. Hastanelerde sağlık hizmetinin kesintisiz olarak etkin ve verimli bir biçimde sunulabilmesi için sağlık personelinin yanında çok çeşitli malzeme, cihaz ve hizmetlere ihtiyaç duyulur. İster üretici, ister toptancı veya perakendeci olsun, bütün organizasyonlar dışarıdaki tedarikçilerden malzeme, hizmet ve donanımları, operasyonlarını sürdürmek ve desteklemek için satın alır. Satın almanın rolü, arzulanan kaynağın olabilecek en düşük fiyat ile tedarikçiden satın alınmasını temin etmektir[1]. Hastaneler, ihtiyaç duydukları malzeme ve hizmetleri ecza deposu, medikal malzeme ile tıbbi cihaz firmaları ve diğer tedarikçilerden temin ederler. Satın alma fonksiyonu bu malzemelerin en uygun fiyata, istenilen miktar, zaman ve kalitede alınmasıyla ilgilidir. Çoğu zaman arka planda gözükse de satın alma fonksiyonu, hastane maliyetlerinin düşürülmesi ve daha kaliteli hizmet sunumunda etkilidir.

Hastaların bedensel, ruhsal ve sosyal özellikleri birbirinden farklılık gösterir ve her hastaya ayrı bir tedavi yöntemi uygulanır. Dünya Sağlık Örgütü tarafından yayınlanan ICD-10 sınıflandırmasında birbirinden farklı 14.400’den fazla hastalık ve girişim kodu tanımlanmıştır[2]. Bu kadar çok hastalık ve girişim kodunun yer aldığı bir alanda, uygulamaların gerçekleştirilebilmesi için gereken malzeme ve hizmetler de çok çeşitli olmaktadır. İlaç, tıbbi malzeme ve tıbbi cihazlar sağlık hizmetinin sunumunda sağlık hizmeti sunucusuna tanı, teşhis ve tedavi işlemlerinde yardımcı olur. Aynı zamanda hastane operasyonlarının devamlılığının sürdürülebilmesi için tıbbi gaz, gıda ve tekstil ürünleri, bilgi sistemleri donanım ve yazılımları, mobilya ve demirbaşlar, kırtasiye, temizlik, bina bakım onarım ve tesisat malzemeleri, yedek parçalar vb. gibi malzeme ve hizmetlere de hastanelerde ihtiyaç duyulmaktadır. Hastanelerde yaklaşık olarak 5.000 – 10.000 kalem malzeme kullanıldığı ve bu malzemelerin kalitesinin ve tedarik zamanının insan sağlığı üzerindeki etkisi düşünüldüğünde, satın alma süreçlerinin karmaşıklığı ve önemi daha net ortaya çıkmaktadır

İhtiyaçların, gerekli kalite ve miktarın belirlenmesi, malzemenin işletme içinde üretilmesine veya dışarıdan tedarik edilmesine karar verilmesi, yeterli tedarikçileri tespit ederek iyi ilişkiler geliştirilmesi, fiyat araştırması yapılması ve malzemelerin istenilen kalitede ve zamanda gelmesini sağlamak amacıyla gerekli takipte bulunulması hastanelerin satın alma fonksiyonunda yer alan en önemli unsurlar olarak sayılabilir.

ÖZEL HASTANELERDE SATIN ALMA SÜREÇLERİ

Hastanelerde kullanılan her türlü ürün ve hizmet satın alma süreçlerinin ilgi alanına girer. Satın alma süreçlerinde yaşanabilecek bir aksama, maliyetlerin artmasına sebep olabileceği gibi aynı zamanda o malzemeye ihtiyaç duyan hastanın tedavisini etkilemekte, hastanın sağlığının bozulmasına belki de hayatını kaybetmesine neden olabilmektedir. Bu yüzden satın alma süreçleri doğru planlanmalı, örgütlenmeli ve kontrol edilmelidir. Doğru ürünlerin doğru zamanda, doğru maliyetle, doğru miktarda ve istenilen kalitede tedariki için etkin bir satın alma süreci yönetimine ihtiyaç vardır. Özel hastaneler 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa tabii olmadıklarından dolayı satın alma süreçlerinde kamu hastanelerine göre daha esnektir.


İhtiyacın Belirlenmesi ve Yöntem Seçimi

Hastanelerde satın alma süreci ihtiyacın ortaya çıkmasıyla başlar. İhtiyaçlar, malzeme özelliklerinin de yer aldığı bir istek belgesi ile üst yönetimin onayına gönderilir. Üst yönetim tarafından uygun görülen ihtiyaçlar, istek belgesi ile satın alma bölümüne gönderilir. Satın alma bölümü gelen istekle ilgili ön araştırma yapar. İlk defa satın alma veya tekrarlanan satın alma yöntemlerinden hangisinin uygulanacağına karar verir.

İlk defa satın alınması planlanan bir malzeme ise istekte bulunan kişi veya birimden malzeme ile ilgili detaylı teknik bilgi istenir ve idari şartname ile birlikte malzeme şartnamesi oluşturulur. Malzeme şartnamesi hazırlayabilmek için yeterli veri temin edilemiyorsa malzeme genel özellikleri belirtilerek teklif süreci başlatılır.

Eğer malzeme daha önce satın alınmışsa ve teknik özellikleri biliniyorsa istekte bulunan kişi veya birimden tekrar bilgi istenmesine gerek yoktur. Malzeme özellikleri ve bu malzemeyi satan tedarikçilerle ilgili veri, satın alma bölümünde mevcuttur. Tekrarlanan satın alımlarda iki yol izlenir. Malzemenin son satın alma şartlarından veya malzeme ile ilgili bir sözleşme varsa sözleşme fiyatından sipariş edilmesi ilk yoldur. Eğer malzeme ile ilgili yeni bir teklif alma ve değerlendirme yolu izlenecekse ilk önce malzeme teknik ve idari şartnamesi hazırlanır. Oluşturulan malzeme şartnamesi ile tedarikçilerden teklif istenir.


Teklif Alma ve Değerlendirme Süreci

Teklif alma sürecinde, daha önceden çalışılmış ve yeterliliklerini kanıtlamış tedarikçiler ile istenilen ürünü veya muadilini satan ve daha önce çalışılmamış yeni tedarikçilerden teklif istenir. Teklifler tedarikçilere; faks, telefon, e posta, kurum web sitesi veya ihale web siteleri aracılığıyla duyurulur. Teklif içeriğinde, malzeme adı ve özellikleri, miktarı, teslim zamanı, yeri ve şekli belirtilir. İdari ve teknik şartname, teklif ekinde yer alır. Hastane yönetiminin gerek duyması halinde, tedarikçilerden teminat mektubu da istenebilir. Tedarikçiler gelen teklifi inceler ve teklif içeriğinde belirtilen malzeme ile ilgili idari ve teknik şartları karşılayabiliyor ise hastaneye cevaben bir teklif mektubu hazırlar. Hazırlanan bu teklif mektubunda, teklif edilen malzemenin adı, markası, modeli, katalogu, özellikleri, fiyatı, miktarı, teslim zaman ve yeri, ödeme vadesi vb. gibi hususlar yer alır.

Çeşitli tedarikçilerden alınan teklifler bir çizelge ile listelenir. Bu çizelgede istenen malzemenin adı, özellikleri ve miktarı ile teklif veren her tedarikçinin önerdiği malzeme özellikleri, fiyat, miktar, ödeme ve teslim şartları vb. gibi hususlar yer alır. Tedarikçilerden teklif ettikleri malzemenin numunesi istenir ve malzeme uygunluğu ile ilgili olarak muayene komisyonundan ya da istekte bulunan hekim veya bölümden teknik danışmanlık alınır. Teknik danışmanlık, alınan tekliflerde önerilen malzemelerin numunelerinin görülerek, kullanıma uygun olup olmadığına karar vermeyi içerir. Hastanelerde kullanılan tıbbi malzemelerin uygunluğu genel olarak hekim ve hemşireler tarafından belirlenir. Muayene komisyonu ya da teknik danışman tarafından uygunluğuna onay verilmiş malzemelerin tedarikçileri ile teklif şartları tekrar görüşülür, pazarlıklar yapılır ve son teklifler alınır. Alınan bu son teklifler arasından en uygun (fiyat, zaman, miktar, kalite) olanı seçilir. Bazı durumlarda diğer tekliflere göre daha ucuz olan malzemeler muayene komisyonu ya da istekte bulunan hekim veya bölüm tarafından uygun bulunmamakta ve daha yüksek maliyetli malzemeler seçilmektedir. Seçilen malzemelerin Ulusal Bilgi Bankası Ürün Numarası kontrol edildikten sonra Sosyal Güvenlik Kurumu geri ödeme şartları incelenir ve malzemenin fiyatı Kamu İhale Kurumu fiyatları ile karşılaştırılır.


Satın Alma Kararı

Bütün değerlendirmelerin sonucunda hazırlanan satın alma teklif çizelgesi, satın alma yöneticisi tarafından üst yönetimin görüşüne sunulur. Üst yönetim kendisine iletilen bu satın alma süreci ile ilgili üç yol izler. Bunlar;

1) Onaylama: Satın alma yönetimi tarafından sunulan malzemeler ile ilgili şartlar uygun bulunur ve satın alma kararı verilir. Bu karardan sonra, istenilen malzemelerin siparişleri ilgili tedarikçiye verilir.

2) Düzeltme: Tekliflerin yetersizliği, alternatiflerin iyi araştırılmaması, son pazarlık için tedarikçilerin davet edilmesi vb. gerekçelerle düzeltme karar alınır. Satın alma yöneticisi düzeltme konuları ile ilgili olarak malzeme satın alma sürecini gözden geçirerek gerekli düzeltmeleri yapar ve revize edilmiş içerikle birlikte tekrar üst yönetime sunar.

3) İptal: Malzeme isteğinin fiyat, teslimat, satış sonrası servis vb. gibi çeşitli sebeplerle onaylanmamasını ifade eder. Malzeme satın alma işleminin ertelenmesi veya iptal edilmesi kararlarını içerir. Üst yönetimden iptal kararı çıkması durumunda, tıbbi malzeme ihtiyacını bildirmiş olan ilgili kişi veya birime bilgi verilmesi gerekmektedir.


Sipariş Verme ve Sipariş Kapama

Üst yönetim tarafından uygun bulunan malzemeler için satın alma kararı verilir ve satın alma yöneticisi tarafından ilgili tedarikçiye sipariş belgesi ile sipariş edilir. Siparişlerin standart bir formatta olması ve yazılı olarak tedarikçiye bildirilmesi gerekir. Bazı acil durumlarda sözlü olarak telefon ile tedarikçilere sipariş verilir. Sözlü olarak verilen siparişlerin daha sonra yazılı olarak da tedarikçiye iletilmesi hem kayıtlar ve hem de siparişin belgelenmesi açısından önemlidir. Sipariş belgesinin içeriğinde sipariş edilen malzemenin veya hizmetin özellikleri, miktarı, fiyatı, marka ve modeli, teslim zamanı, yeri ve şekli belirtilir. Sipariş edilen malzemelerin istenilen zamanda ve kalitede, siparişte belirtilmiş olan fiyat ve miktarda hastaneye tesliminin sağlanması satın alma bölümü sorumluluğundadır. Tedarikçinin sipariş şartlarını fiyat, miktar, kalite, teslim zamanı, yeri ve şekli açısından eksiz yerine getirmesi ve faturasını doğru keserek hastane yetkilisine teslim etmesi ile sipariş kapanır.

Alper Güzel
Öğr.Gör., Gazi Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksek Okulu


Kaynakça

[1]. Bowersox D. J., Closs D .J., Cooper, M.B., 2002, Supply Chain Logistics Management, Boston: The McGraw Hill/Irwin, s.134.

[2]. www.who.com

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu.

RELATED ARTICLES

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen isminizi buraya giriniz

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Most Popular